個人情報漏洩事故（事件）一覧

水道局営業所における「共同住宅料金適用申請書」の紛失について

[2014年8月4日]

　水道局営業所において、個人情報を含む「共同住宅料金適用申請書」（以下「申請書」という。）を紛失していることが判明しました。

　このような事案が発生し、お客さまの信頼を著しく損なうことになりましたことを心からお詫び申しあげますとともに、今回の事態を厳粛に受け止め、今後このようなことがないよう再発防止に取り組んでまいります。

1　概要と事実経過

　平成26年1月17日、申請書の情報公開請求を受け、大宮営業所において当該申請書を確認したところ、紛失していることが判明しました。

　これを受けて、全営業所において、保管している申請書の保管状況の総点検を実施した結果、調査対象28,816件のうち、5,564件の申請書を紛失していることが判明しました（営業所別の紛失件数の内訳は別紙のとおり）。

　お客さま（申請者及び管理責任者）に対しては、今後、文書によりお詫びと事情説明を行うことにしております。

2　申請書の取扱い

　申請書は、共同住宅料金(※)の適用を受けようとするお客さまに、必要な事項を記入して提出いただく書類であり、その内容を営業所オンラインシステムに入力し、お客さまに適用をお知らせした後は、基本的に確認することのないものですが、共同住宅料金適用の間は保管し、適用取り消し後も5年間保管した後に廃棄することとなっているものです。

　申請書の記載内容は次のとおりであり、「建築物等確認済証（写）」などの共同住宅であることが確認できるものを添付書類として提出いただいています。

　・ 申請者の住所、氏名、電話番号、印影

　・ 管理責任者の住所、氏名、電話番号、印影

　・ 共同住宅の所在地、名称、総戸数、入居戸数

　・ 入居者の部屋番号、入居者名、印影

共同住宅料金適用申請書兼申請者・管理責任者変更届の見本

共同住宅料金適用申請書兼申請者・管理責任者変更届の見本 (pdf, 249.56KB)

3　発生原因

　主な原因は、事務処理マニュアル等がなかったことにより、申請書の内容を営業所オンラインシステムに入力した後、年度単位で簿冊に編綴していたものについて、常用として取り扱わなければならなかったものを誤って不要として取り扱ったため、簿冊ごと一括して廃棄していたものと考えております。また、受付後の処理の完了した申請書を、簿冊に綴じ込む前に、手元に一時保管していたものが他の文書に紛れてしまい、誤って廃棄したケースもあったものと考えております。

4　外部への漏えい

　お客さま情報は営業所オンラインシステムにより管理しており、申請書は各営業所において保管し、所外に持ち出す必要がないこと。また、保存期間の経過した文書を一斉廃棄する際等に誤って廃棄したものと思われますので、お客さま情報の外部流出はないと考えております。

　なお、現在までに、お客さまの情報が不正に利用された事実も確認されておりません。

5　料金への影響

　申請書の内容については、営業所オンラインシステムにデータを入力して管理しておりますので、お客さまの料金への影響は一切ありません。

　なお、お客さまには、水道メータの検針時に発行する「水道使用量等のお知らせ」において、戸数を記載しており、共同住宅料金が適用されているか確認できるようになっています。

6　再発防止

　今回の事態を真摯に受け止め、全営業所職員に対し、公文書及び個人情報の適正な保管・管理について、その重要性を改めて認識させるため、わかりやすい資料を用いた研修を実施するとともに、文書保存期間の誤認を避けるための文書廃棄時の作業手順の徹底と、複数職員によるチェック体制を確立し、誤廃棄の防止に取り組んでまいります。

　また、現在においては営業所オンラインシステムによりお客さまのデータを管理することとしておりますので、申請書の保存年限が適切であるかどうかの見直しを含めた事務処理手続きの最適化についても検討してまいります。

7　問合せ先（担当行政区）

豊里営業所　（東淀川区、淀川区）　6329－6663、（北区）　6352－4983

野田営業所　（福島区、西淀川区、此花区）　6458－6043

大宮営業所　（旭区、都島区、城東区、鶴見区）　6954－2243

今里営業所　（東成区、生野区）　6972－4133

上本町営業所　（中央区、浪速区、天王寺区）　6762－5573

境川営業所　（西区、港区、大正区）　6581－9993

粉浜営業所　（住吉区、住之江区、西成区）　6678－2993

田辺営業所　（阿倍野区、東住吉区、平野区）　6692－1253

※ 共同住宅料金とは、民間のマンション・アパート等の共同住宅に、水道局が共同住宅全体のご使用水量を一括して検針し、各入居者が均等に使用したものとして計算した水道料金等の合計額を共同住宅の管理会社等へ請求させていただくものです。

情報ソース

http://www.city.osaka.lg.jp/suido/page/0000277470.html