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「奨学金借用証書」等の一部が紛失していることが判明しました
2012年04月26日
奨学金の貸与が完了した奨学生（高校卒業生）から受領した「奨学金借用証書」及び「印鑑登録証明書」の一部が紛失していることが判明し、関係者から書類を再提出していただくこととなりました。
１ 紛失書類
・「奨学金借用証書」５校１０名分
奨学生本人、連帯保証人及び保証人の氏名、住所、生年月日等が記載
・「印鑑登録証明書」２０名分
連帯保証人及び保証人の氏名、住所、生年月日、印影が記載
２ 紛失日時
平成２４年３月１４日午後３時頃に判明
３ 事実の経緯
(1) ３月１４日
各学校から提出された書類入りの封筒を、机脇のダンボール箱に入れておいたところ、一部の書類が無いことに気付いた。
(2) ３月１４日～２８日
関係書類や保管場所周辺を総点検し、課職員へ確認等を行ったが発見できず、紛失していることが判明した。
(3) ３月２８日～２９日
奨学生本人、連帯保証人及び保証人へ、紛失の事実についてとり急ぎ電話で説明しお詫びしました。
(4) ４月３日～２５日
奨学生本人の自宅等を直接訪問等し、改めて説明の上お詫びし、書類の再提出を依頼し、了解を得ました。
４ 紛失の原因等
奨学金関係書類は、通常、施錠書庫等で保管・管理していましたが、今回の書類に関しては、保管方法が不十分な状態であり、また、定期的に書類の有無の点検や枚数の確認を行っていませんでした。
大量の書類（１５３校、４３４名分）を受領していた状況等から判断して、当課内において誤って廃棄した可能性が最も高く、個人情報が外部へ流出した可能性は低いと考えております。
５ 今後の対応
個人情報を含む書類の厳正な管理について、改めて課内全職員へ指示の上、再発防止のため、受領書類の確実な把握と適正管理を徹底します。
情報ソース
http://www.pref.niigata.lg.jp/kotogakko/1335301343393.html
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