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鶴見区役所及び総務局における決裁文書の紛失について
[2012年7月6日]
問合せ先：鶴見区役所市民協働課（06-6915-9713）、総務局行政部行政課（06-6208-7430）
平成24年7月6日14時発表
大阪市鶴見区役所市民協働課と総務局行政課との間での発送・収受において、地縁団体の代表者の変更に係る決裁文書（以下「決裁文書」）3件が紛失していることが判明しました。
個人情報が記載された文書の紛失という事案が発生したことにより、関係者の皆様に多大なるご迷惑をおかけし、市民の皆様の信頼を損ねることとなったことに対しまして、深くお詫び申しあげます。
なお、当該決裁文書は、区役所から市役所への逓送による発送、収受作業の過程で紛失したものと考えられますので、外部流出の可能性は低いものと考えております。
1 事実経過
地縁団体（連合振興町会、振興町会）の役員の改選に伴う代表者の変更について、大阪市公報（以下「公報」）に記事の掲載を依頼するため、平成24年4月6日(金)に鶴見区役所市民協働課より、記事原稿を総務局行政課に送付しました。
通常、公報に掲載する際には総務局行政課にて記事原稿と決裁文書を照合して内容の確認を行っているため、4月9日（月）に総務局行政課より、鶴見区役所市民協働課に対して決裁文書の提出の依頼がありました。
その後、4月23日(月)に、鶴見区役所市民協働課より、提出した決裁文書の返送の依頼を行ったところ、総務局行政課では決裁文書の提出を受けた形跡がないとのことで、紛失が判明しました。
判明後、直ちに鶴見区役所市民協働課と総務局行政課において、徹底的に捜索いたしましたが、いまだ発見には至っておりません。
2 判明後の対応
鶴見区役所市民協働課と総務局行政課において、再度徹底的に捜索を行ったにもかかわらず見つからなかったため、平成24年6月27日(水)から30日(土)にかけて、連合振興町会・振興町会を通じ、個人情報が決裁文書に記載されている対象者の方に事情説明とお詫びをしました。
3 紛失した個人情報
氏名・住所・電話番号・生年月日（3名分）
氏名・住所・印影（40名分）
4 再発防止策について
今回の紛失事案を厳粛に受け止め、今後、
・ 総務局においては、公報への記事の掲載の依頼に関し、決裁文書のやり取りが不要となるよう事務手続きを改めます。
・ 鶴見区役所においては、個人情報を含む文書の発送時には必要性を精査し、文書発送と合わせて相手先へメール等で通知し、相手側の受領時には受領確認を返信してもらう等、確認を確実に行うこととします。
・ 個人情報の保護及び適切な事務処理に万全を期すことを関係職員にあらためて周知徹底し、再発防止に努めてまいります。
情報ソース
http://www.city.osaka.lg.jp/hodoshiryo/tsurumi/0000175120.html
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