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平成２５年６月４日
情報政策課 澁谷、高橋
TEL 0852-22-6338 FAX 0852-22-5969
shibuya-masahiro@pref.shimane.lg.jp
公用ＵＳＢメモリの紛失と管理方法の改善について
１ 経 緯
・５月２２日 浜田保健所から情報政策課へ公用ＵＳＢメモリの紛失について連絡
・５月２３日 全所属に情報政策課が管理状況の調査
・６月３日現在 ２，８３０本中４本、２１７所属のうち４所属で所在が不明
２ 現在の管理ルール
(1)所属長が管理責任者、管理体制を定め、職員へ周知
(2)庁外持ち出し時の許可簿（データ内容・用途・持出し先）記載と所属長の許可
(3)個人情報及び非公開情報を保存したものは、台帳管理
(4)業務上使用するＵＳＢメモリは、公用のものを使用
３ 管理方法等の問題点
(1)各所属で管理ルールが不徹底
①使用者個人が長期にわたり保管し、所属として所在の確認が不十分
②公用ＵＳＢメモリの取扱いに関する職員への周知徹底が不十分
(2)公用ＵＳＢメモリの利用方法が不明確
①用途は一時的なデータの受け渡し等を想定していたが、データ未消去のまま日常的に反復・継続使用
４ 今後の改善策
(1)原則、所属での集中管理とし、定期的に実物確認。確認結果を情報政策課へ報告（当面 月1 回）
(2)庁外持ち出し時の所属長の許可、台帳の作成管理を周知徹底
(3)公用ＵＳＢメモリの利用方法を周知徹底
①公用ＵＳＢの使用は、原則、一時的なデータの受け渡し、説明会でのプレゼン資料等に限定
②庁外に持ち出す場合には、必要な情報のみを保存
③使用後のデータ消去を徹底する 等
(4)配付数を使用頻度に応じた適正な数に見直し
情報ソース
http://www3.pref.shimane.jp/houdou/files/488A7481-2503-40DB-8691-1C77D2246B75.pdf
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