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個人情報不正使用に関するお詫びとご報告
拝啓 時下益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度弊社商品カタログが、弊社取引先である株式会社新丸正様のお客様に郵送されてしまったことが判明いたしました。
この件で新丸正様のお客様から新丸正様宛に、個人情報の漏えい等はないかとのお問い合わせがございました。新丸正様から連絡を受けて、弊社で調査したところ、お預かりした一部の個人情報が不正使用されたことが判明致しました。。
本件で調査致しました発生原因、経緯、対策について下記の通りご報告申し上げます。
新丸正様のお客様、関係者の方々には多大なるご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。今後は管理体制の一層の強化を図り、再発防止に努める所存でございます。
敬具
記
１．現在の業務内容
・ 新丸正様の商品カタログ内に弊社商品「釜あげしらす・桜えびセット」を平成２０年１１月４日より掲載いただいております。
・ 新丸正様からは FAX にて受注票を受け取り、弊社直送にて商品の発送を行っておりました。
・ 受注票には、商品の数量、発送先情報(氏名、住所、電話番号)、発送元情報(氏名、住所、電話番号)、出荷予定日が記載されておりました。
・ 送り状を発行する為、上記顧客情報を弊社通販システムサーバーに入力し、発行しておりました。
・ 入力する際、新丸正様の顧客情報は別コードに分けて入力、管理しておりました。
・ 弊社の通販システムでは、発送先情報は残らないものの、発送元情報(氏名、住所、電話番号)がシステム内に残ることが調査にて判明し、当時、新丸正様の顧客情報は別コードで69 名分システム内にございました。
※上記以外、クレジットカード情報等の受け渡し・不正利用は一切ございません。
２．今回の問題の発生原因・経緯
・ 平成２５年６月２９日以前の弊社からのカタログ発送では、通販システムは一切使用せず別管理された弊社のみの顧客情報をもとにリストを作成しておりました。
・ この度、新カタログを発送するにあたり、今回初めて弊社通販システムの顧客一覧をベースにカタログ発送先リストを作成しました。
・ 発送先リスト抽出のために住所録の更新作業を行った際、別コード管理としていた新丸正様のお客様69 名中 26名のコードが合算されてしまう人的ミスを犯し、且つその後の発送確認の際にも確認ミスを犯してしまいました。
・ 弊社では、商品の発送作業を円滑に進めるため、弊社の判断で新丸正様の許可なく新丸正様のお客様の個人情報を弊社通販システムサーバー内に蓄積しておりました。それに加え、上記の人的操作ミス、確認ミスから新丸正様のお客様に対して、弊社のカタログが発送される事となりました。
３．個人情報が使用された可能性のあるお客様の範囲について
・ 平成２０年１１月４日から平成２５年６月２８日までの間に、新丸正様の通信販売にて「釜あげしらす、桜えびセット」をご注文いただき、ご自宅以外へ商品の発送をされたお客様の内２６名の方の住所・氏名が不正使用されました。
４．今後の対策について
・ 弊社通販システムおよび発送先リストにある新丸正様のお客様個人情報は、新丸正様の担当者立会いの下すべて削除致しました。弊社には新丸正様のお客様の個人情報は一切残っておりません。
・ 新丸正様のお客様の個人情報は弊社通販システム関連機器（ＵＳＢメモリ、ハードディスク、プリンター）へのバックアップもございません。システムサーバー内のデータ復元もできないことも新丸正様の担当者立会いの下確認いたしました。
・ 弊社では今回の件を厳粛に受け止め、新丸正担当者とも協議の上で、再発防止のため社内外ルール作り、冊子掲載方法の見直し、システムサーバー内の顧客コードの見直し等を進め、このような事態を二度と起こさないよう体制整備に努めてまいります。
５．今後の新丸正様のお客様への対応について
・ ２６名の新丸正様のお客様についてはお詫び状と経緯の報告書を弊社にて作成し、新丸正様を通じて７月中に新丸正様のお客様に郵送させていただきます。
その際に誠にお手数ではございますが、弊社カタログは破棄又は返送いただく旨を併せてご連絡致します。
・ 本件に関する今後のご報告やカタログに関する変更点に関しては、弊社 HP にて随時ご報告申し上げます。
以上
平成25年7月 16日
有限会社 イリタ清水商店
代表取締役 清水 俊哉
情報ソース
http://www.irita-shimizu.net/img/apology.pdf
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