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平成２５年７月３日（水）
問い合わせ先：南区高齢介護課
担当：緑川
電話：８４４―７１７４
介護保険料変更通知書の同封書類の誤発送について
１．概要
概ね前月までに死亡、転出等の届があった方に、介護保険料の変更通知書（保険料の減額通知）を 7 月 1 日に郵送したところ、翌日、同封していた書類について、誤って別な方のものをお送りしてしまったことが判明いたしました。
この同封書類は、納め過ぎとなった保険料を返還するために、振込先の口座を届け出ていただくための書類(下記２)で、被保険者の住所、氏名等の個人情報が記載されているものです。
被保険者及びご家族の皆様には、多大なご迷惑をおかけし、また、大変不快な思いをさせてしまいましたことを深くお詫び申し上げます。
２．誤った書類の概要
(1)「相続人代表者指定届」・・・死亡者(ご家族)へ送付 対象者60 名
被保険者(死亡者)の「住所」、「氏名」、「性別」、「生年月日」、「被保険者番号」
の５つの個人情報を記載
(2)「介護保険料口座振込依頼書」・・・転出者へ送付 対象者28 名
被保険者の「被保険者番号」を記載(「住所」、「氏名」等は空欄)
３．経緯
(1) 平成25 年7 月1 日（月）午後1 時過ぎ
死亡者60 名、転出者28 名分を含む、88 名分の変更通知を郵送。
(2) 平成25 年 7 月2日（火）午後3 時過ぎ
通知を受け取ったご家族の方から誤りがある旨のお電話があり、その後、続けて、別な方からもいくつかお電話等があり、誤りが判明いたしました。
ご連絡のあった方には、お詫びのうえ、直ちに、差替えをさせていただくこととしました。
(3) さらに、同日、発送した文書に同様の間違いがあるかどうか調査したところ、最大で、死亡者60 名、転出者28 名分が誤っている可能性が判明しました。
(4) これらの方々に対して、本日、まずは電話でお詫び申し上げるとともに、速やかに、誤った書類の回収と正しい書類の差替えを行う旨のご説明をしております。
(5) なお、現在のところ、これらの個人情報の悪用による被害は確認されておりません。
４．誤りが生じた原因
通常、実施している発送前の最終確認作業を、今回は実施せずに郵送してしまったためです。
５．再発防止策
今後は、十分に確認ができるように余裕を持った作業スケジュールを組むことを徹底するとともに、万一、何らかの事情で発送期日直前になってしまった場合であっても、確実に郵送前の確認を行うことを最優先し、決して確認せずに郵送することのないよう、管理職を含めたチェック体制の見直しを実施いたします。
情報ソース
http://www.city.saitama.jp/www/contents/1372841175511/files/minamikukaigo.pdf
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