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平成26年3月14日 
 
保存期間内の検査等に関する申請書類を一部誤廃棄しました。 
 
1.事案の概要 
軽自動車検査協会の地方事務所において、保存期間が満了していない検査等に関する申請書類を一部誤って廃棄したことが判明しました。 
誤って廃棄した申請書類は、23事務所等で合計72,388件です。(別紙ご参照) 



2.判明の契機 
 2月20日、茨城事務所において、直近の申請書類を一時保管場所から書庫に移そうとした際、一部書類が見あたらないため、あらゆる場所を確認しましたが見つからないことから、2月18日及び19日に実施した定期的な文書廃棄の際に誤廃棄したものと判断しました。 
 これを受けて、申請書類の保管状況に係る緊急点検を全国89事務所等で実施した結果、23事務所等での誤廃棄が判明しました。 
 
3.誤廃棄による申請者への影響 
申請手続きや検査が代理で行われた場合であって、事後的に代理の者の氏名等について所有者等から照会がなされたとき、回答することができません。 
なお、誤廃棄された申請書類に係る処理は完了しており、申請内容は全て軽自動車検査業務電子情報処理システムに保存されております。また、誤廃棄の分も含めて、廃棄書類は契約事業者によって溶解処理がなされており、個人情報の外部流出については、確認されておりません。 
 
4.誤廃棄の原因 
 申請書類の保存状況の確認不足、文書の種類に応じた保存期間の認識不足、廃棄する際の整理・確認不足などによって発生したものであると考えられます。 
 
5.再発防止策 
 誤廃棄の原因を詳細に調査し、その結果に基づいて、あらゆる機会を通じた文書保存期間等の徹底、保存期間の誤認を避けるための書類整理方法のマニュアル化、毎年時期を定めた文書保存状況の定期的な確認の実施、複数の職員による確認などの管理体制の見直し、書類廃棄の際の確認の徹底等の再発防止対策を今後一ヶ月以内を目途にとりまとめ実施して参ります。 
 
当該事案については、軽自動車検査業務に対する信頼を著しく低下させるものであり、誠に申し訳なく、深くお詫び申し上げます。 

連絡先 
 軽自動車検査協会 業務部 大森・関 
 住所 東京都新宿区西新宿 3-2-11 
 電話 03-5324-6613 


情報ソース
http://www.hama-med.ac.jp/uni_topics_20140314.html
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