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メール誤配信についてのご報告とお詫び
2014年5月28日

 この度、弊社におきまして、お客様向けにメールを配信した際に本文中の宛名として他のお客様の宛名が記載されている状態で配信するというトラブルが発生致しました。
 該当のお客様におかれましては不愉快な思いと多大なるご心配、ご迷惑をお掛け致しました事、深くお詫び申し上げます。



 弊社はこれまで個人情報保護強化に取り組んで参りましたが、このような事案を招いた事を深く反省し、今後は業務手順の見直し及び情報管理の徹底を行い、社員及びスタッフのセキュリティ意識を高め、再発防止に努めて参ります。
 今回の件につきましては、改めて以下の通りご報告申し上げますとともに、ご迷惑をお掛け致しましたお客様に深くお詫びを申し上げます。
 
 
1.概要
 平成26年5月28日17時30分頃に、お客様向けにお送り致しました、件名「【All Gather CRM】来場御礼とAGCRM最新情報のご案内」のメールにおきまして、本文中の宛名として他のお客様情報が記載されている状態で配信していたことが判明致しました。
 
2.発生理由
 今回のメール配信は、通常、当社が実施している配信手法とは異なり、社内システムより抽出したお客様情報(テキストデータ)を、メール配信システムに取込可能な形式へ担当者が直接編集及び加工を行いました。
 その際、該当データ内にメール配信システム側で認識不可能なデータ(項目)領域が複数存在し、メール配信システム側の配信データリストの構築において、自動的に最適化機能が動作したため、認識不能なレコード及び項目データに差異が発生し、メールアドレスと宛名情報に不一致が生じておりました。
 また、配信担当者が最終チェックリストの確認を怠り、配信しておりました。
 
3.影響範囲
 メールの配信対象の72名の宛名(企業名と氏名)となり、誤送信先は同じく72名の方となります。
 ※現在のところ、この件に関して二次被害は確認されておりません。
 
4.お客様への対応
 該当の72名の方に対し、事実が判明した5月28日中に概要のご報告とお詫びのメールをお送りし、また該当メールの削除をお願い致しました。
 また、お客様をはじめパートナー企業様にも5月28日中に弊社WEBサイトにて概要のご報告とお詫びを掲載させて頂きました。
 
5.今後の再発防止策
 個人情報を含む重要なメールやメール配信時の作業手順を見直し、全従業員に周知徹底を致します。
 個人情報取扱についてのリスクの認識を改めて全従業員に徹底し、必要かつ適切な措置を講じます。
 本件に関しては5月28日に弊社の所属しております、一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会へ報告のうえ適切に対応を進めております。
 本件に関し何らかの被害が発生した場合は、警察や当局の指導に基づき対応致します。
 
尚、この件に関しましては以下の相談窓口で対応させて頂きます。
(本件に関する個人情報相談窓口)
担当者:ソリューション統括 長内 奈津子
TEL:017-721-3399
E-mail: c.support.common.01@solid-sol.co.jp
 
 この度はお客様ならびに関係者の皆様に不愉快な思いと多大なるご迷惑をお掛けしてしまい、誠に申し訳ございませんでした。重ねて深くお詫びを申し上げます。
 今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。


情報ソース
http://www.solid-sol.co.jp/report20140528/
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