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個人情報を含むメール誤送信に関するお詫びとお知らせ

平成26年10月15日
学校法人兵庫医科大学

兵庫医科大学は、6年生の学生やその保護者の個人情報データを添付したメールを、誤って本学1年生の学生宛に送信してしまいました。本学では個人情報保護規程、電子情報管理運用規程等を制定し、このような事態を招くことの無いように努めて参りましたが、本学の学生をはじめ、保護者の皆様、その他関係者の皆様に多大なるご心配とご迷惑をおかけすることになりましたことを、心よりお詫び申し上げます。




1.誤送信したデ-タの内容
・本学に在籍している6年生の一部(計40名分)の氏名、性別、電話番号
・上記学生の保護者の氏名、続柄、住所、電話番号

2.誤送信の宛先
・本学に在籍する1年生 全員(計125名)に誤送信

3.誤送信が発生した経緯
平成26年10月14日(火)、学務部 教務学生課に在籍する職員が、同業務を担当している職員宛に、「6年生の個人情報を含むExcelファイル」を添付したメールを送信しました。その際、宛先の設定操作と確認を誤り、1年生への連絡用として使用している一斉送信用アドレスにも同報してしまいました。また、同じ学内の職員宛に送るメールという認識もあり、送信時、Excelファイルにはパスワードをかけておりませんでした。

4.発生後の対応
【1年生に対して】
本件発生後、すぐにメールで誤送信してしまったメールの削除を依頼しました。別途、電話でも同様の依頼を行っております。また、10月15日の授業でも、再度、同様の依頼を致しました。

【6年生に対して】
本件発生後、メールと電話で誤送信に関するお詫びと状況の説明を行っております。
【6年生の保護者の方に対して】
本件発生後、電話でお詫びと状況の説明を行っております。
※6年生および6年生の保護者の方で電話連絡がつかなかった場合には、直接連絡がつくまで電話連絡を継続しております(10月15日14時現在)。

5.個人情報の漏洩の可能性
本件の誤送信先は本学の1年生であり、10月15日14時現在、本件によって学生の個人情報が第三者に流出したという情報や、不正に利用されたという形跡は確認されておりません。万が一、個人情報漏洩の事実が確認された場合は、速やかに公表させていただきます。

6.再発防止策
本件の発生を深く受け止め、個人情報保護および電子情報の管理・運用に対し、全教職員に再度徹底を図り、万全の体制で再発防止に取り組む所存でおります。具体的には以下の対策を進めて参ります。
・個人情報を含むデータファイルには必ずパスワードをかけて保管するようルール化
・職員同士でデータをやり取りする場合、メールではなく必ず部内の共有フォルダ等を利用
・学長、病院長、事務局長の連名で学内通知を発出し、全教職員に対する個人情報の保護に関する意識付けを徹底
・責任の所在と関係者の処分について検討

【本件に関するお問い合わせ先】
〒663-8501 西宮市武庫川町1-1
学校法人 兵庫医科大学 総務企画部 広報課
TEL:0798-45-6655


情報ソース
http://www.hyo-med.ac.jp/news/20141015.html
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